Mayor Flexibilidad en la Empresa
Soluciones para armonizar eficiencia y calidad de vida
En varios foros se viene hablando de la competitividad de Puerto Rico dentro del marco global. A todos nos suena bien y muy correcto pensar que necesitamos desarrollar una mejor calidad de vida en la Isla pero a la vez cuando hablamos de competitividad reconocemos que las empresas tenemos que ser más eficientes en nuestras gestiones de trabajo. Eficiencia y calidad de vida a veces suenan como ideas encontradas. Tomemos, por ejemplo, una baja por maternidad o paternidad.
La protección legal para poder compartir con la familia en ese momento tan importante se justifica como una garantía de un estándar básico de buena calidad de vida. Pero la misma política que protege al empleado con garantias, incrementa su costo e introduce desventajas operacionales a la empresa. Muchos dirán que la medida atenta contra la competitividad de las empresas. Pero es posible, aún en una baja de maternidad, armonizar calidad de vida con la eficiencia, todo depende de las necesidades de la empresa sobre la persona ausente y la tecnología que se utilice.
Uso como ejemplo lo que he vivido recientemente al dar a luz en marzo a mi tercer hijo. En esos primeros meses, el uso de tecnología fue clave para poder ser eficaz en los negocios y balancear mi vida. Las soluciones de tecnología fueron orientadas a facilitar horario flexible y flexibilidad de lugar de trabajo. Como es de esperar, estuve en esos primeros meses trabajando más desde mi casa. Esto último, el trabajar fuera de la oficina aterra a algunos pero con las debidas precauciones es posible con la solución de tecnología que se provea proteger la empresa, aportar trabajo importante desde remoto y medir la cuantía o impacto del trabajo.
La jornada de trabajo tenía momentos de menor rigor entre 6-7am, 7:20-9:00am, 8:30-10pm, y periodos de mayor concentracion entre las 10:30am-1pm y 2-5pm. Empresaria al fin, trabajo de noche y en los fines de semana dónde y cuándo se abra una ventana de tiempo.
¿Cómo compara esto con trabajar en la oficina? Hoy día gracias al Internet en las oficinas se estima que de las 8 horas de trabajo, los empleados desperdician 4 horas navegando el Internet distraídos. Eso deja 4 horas en las que son productivos para la empresa. En la casa, las interrupciones y pausas son más frecuentes pero con disciplina y tecnología el trabajo puede ser igual de efectivo o más si consideramos que no nos preocupamos de dónde y cómo esta la familia. En el ejemplo mas reciente, he podido aportar a mi negocio unas 40-60 horas semanales. Durante momentos picos, fácilmente las horas son más largas, pero al realizarlas desde mi casa, no dejan de ser más llevaderas. Usando el Internet me ahorro tener que hacer diligencias y sostengo reuniones virtuales de ser necesario.
Hasta este punto no he mencionado las tecnologías que hacen posible el trabajar desde remoto, porque lo importante es primero definir qué es lo que uno quiere lograr y luego buscar las soluciones. De esta manera se evita tener que adaptar la empresa a la tecnología y en vez se diseña la solución de acuerdo a las necesidades de la empresa y sus empleados. En breve presento una tabla con las gestiones que se pueden realizar remotamente y las tecnologías que lo hacen posible:
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Tarea | Tecnología |
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revisar y atender correspondencia de la emrpesa desde cualquier lugar |
correo electrónico corporativo con acceso vía Internet (“webmail”) |
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investigar productos y servicios de la competencia por el Internet |
acceso al Internet |
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hacer propuestas y cotizaciones |
acceso a Intranet corporativo con un programa para crear propuestas en línea, con base de datos de clientes y prospectos, y un archivo de cotizaciones anteriores |
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investigar documentos pasados, en mi propia computadora o en otras |
acceso vía túnel encriptado a la red informática de la empresa y/o acceso a biblioteca de documentos de la empresa en el Intranet corporativo |
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trabajar en la contabilidad de la empresa |
acceso via túnel encriptado a la red informática de la empresa y/o sesión de trabajo remota en la computadora de la oficina |
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gerencia de proyectos y supervisión de tareas |
programas de colaboración en
línea con calendarios grupales y otras aplicaciones web para gerencia de proyecto o manejo de información |
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Recibir o tramitar llamadas de negocios |
Utilizando la tecnología de voz sobre IP la extensión telefónica de la empresa se puede trasladar a cualquier lugar. |
Volviendo al ejemplo de una baja de maternidad o paternidad, existe la tecnología hoy para que la empresas grandes y pequeñas puedan dar el paso para crear un ambiente de trabajo flexible. Muchas de las tareas y tecnologías mencionadas en la tabla anterior se pueden integrar a las operación mediante servicios mensuales subcontratados a terceros o mantenerlos en la oficina con una inversión de $5,000 en equipo y programación.
Lo que hemos aplicado a una baja por maternidad, aplica igualmente a ejecutivos que viajan o dueños estudiando un retiro parcial de las operaciones. Pero ya sea para la conveniencia de sus ejecutivos o empleados, un ambiente de trabajo flexible es una de las maneras de introducir una mejor calidad de vida entre sus empleados y augurar mayor compromiso con la empresa.
